Il problema di inviare e ricevere comunicazioni riveste un ruolo di primo piano, non solo sul luogo di lavoro, ma anche nella vita privata. Di conseguenza. grazie alla relativa facilità con la quale oggi si può accedere a servizi di Rete, ha preso mollo piede quello della posta elettronica (che può essere realizzato in vari modi e può essere privato o pubblico). Ogni utente di un servizio di questo tipo, lo ricordiamo, può. servendosi di un computer, scambiare messaggi con tutti gli altri utenti. 

VELOCE E AFFIDABILE
La crescente fortuna di questo sistema di comunicazione è dovuta soprattutto all’alto grado di affidabilità e anche al fatto che. sotto certi aspetti, comporta una minore perdita di tempo rispetto ad altri sistemi. Per esempio, è più veloce e più affidabile di un normale servizio postale, del quale, però, conserva la possibilità di una comunicazione asincrona (si può inviare un messaggio anche quando il destinatario non è pronto a riceverlo: lo ritirerà poi).
Una telefonata, che è sincrona, in quanto prevede la presenza contemporanea del trasmittente e del ricevente, permette uno scambio di messaggi molto più immediato, ma può risultare difficile effettuarla. Bisogna osservare, infatti, che nell’ambito del lavoro (l’ufficio si perde moltissimo tempo appunto per le comunicazioni telefoniche (troppe volte si trova la linea occupata oppure la persona che si cerca non c’è o è impegnata ecc.). Con la posta elettronica, invece, un messaggio si può spedire quando si vuole, senza dover interrompere ripetutamente le proprie attività per rincorrere interlocutori irreperibili. Ciò permette di programmare meglio il proprio lavoro.
Oltre alla spedizione, anche il ricevimento dei messaggi viene facilitato dall’uso di questo servizio, perché ogni utente può esaminare la “posta” a lui indirizzata nel momento in cui lo ritiene più opportuno, senza essere costretto a sospendere quello che sta facendo, come accadrebbe, invece, se dovesse rispondere al telefono. Vale la pena di sottolineare, inoltre, il maggior grado di precisione, rispetto a quello di una telefonata, nel caso di certi tipi di comunicazione (per esempio, un orario) e, infine, hi possibilità di “allegare” al messaggio vero e proprio interi file (testi o immagini o altro). In casi di questo genere, il sistema si fa carico di recapitare sia i file trasmessi sia i messaggi.
Ovviamente, un aspetto negativo del servizio è costituito dal fatto che. se il destinatario non è sollecito nella lettura dei messaggi che gli sono indirizzati, una risposta può arrivare anche con molto ritardo rispetto alle aspettative del mittente. Infine, in molti casi, non si può pensare di ottenere, solo usando messaggi di posta elettronica, lo stesso risultato che si otterrebbe con una telefonata.
Questo servizio, dunque, non si contrappone, ma si affianca a quelli più tradizionali e, rappresenta, comunque, uno strumento molto utile e anche abbastanza facile da usare. Si fonda, essenzialmente, sul concetto di casella postale. Si usa questa denominazione proprio per indicare, dal punto di vista logico, la funzione che svolge, ma si tratta, in realtà, di uno spazio su memoria ausiliaria. 

GLI INDIRIZZI
Ogni utente del servizio “possiede” un’area nella quale vengono memorizzati i messaggi destinati a lui e questa casella postale, pur essendogli riservata, non è legata al suo computer personale. Se così fosse, infatti, un altro utente potrebbe spedirgli dei messaggi solo nel caso in cui entrambi fossero collegati alla Rete e verrebbero così annullali i principali vantaggi che il servizio offre.
Quando ha luogo la spedizione di un messaggio, invece, esso viene inviato, in realtà, al nodo al quale il mittente fa capo. Da qui. il messaggio deve seguire, all’interno della Rete, un percorso che lo conduca fino al nodo al quale fa capo il destinatario.

 

Il percorso (che può essere stabilito anche in base al carico delle linee) può attraversare più nodi: ogni nodo trattiene il messaggio finché non riesce a inviarlo verso quello successivo. Il nodo di arrivo, infine, lo memorizza all’indirizzo di posta elettronica (cioè nella casella postale) del destinatario, finché questi non si collega al sistema per esaminare i messaggi in arrivo e decidere cosa farm’ (cancellarli, trasferirli sulla propria memoria ausiliaria ecc.).
Quando si parla di indirizzo di posta elettronica, quindi, lo si fa per rimanere nel linguaggio delle comunicazioni postali, ma. in realtà, a un indirizzo corrisponde appunto l’area su disco nella quale i messaggi vengono registrati, affinché il loro destinatario possa poi prenderne visione. Naturalmente, il sistema deve offrire garanzie di riservatezza e quindi a un utente non può essere permesso di accedere ai messaggi riservati a un altro.
Tutte le operazioni di spedizione e ricevimento sono estremamente semplici e sono progettale in modo da permettere di lavorare nel modo più veloce possibile. Può accadere, per esempio, di dover mandare la stessa comunicazione a un certo gruppo di utenti del servizio: basta pensare al caso in cui la direzione di un’azienda debba inviare mi avviso a tutti gli uffici oppure alla necessità di comunicare, a tutti i partecipanti di un convegno. variazioni di orario o di data. In questi casi, è possibile spedire, con un’unica operazione, lo stesso messaggio a una lista di persone, senza effettuare più invii separati. Sarà il servizio stesso che si farà carico di inviare il messaggio alle caselle postali di tutti gli utenti indicati nella lista.
Una naturale evoluzione della posta elettronica è la trasmissione di messaggi vocali, dal punto di vista del funzionamento del servizio, non c’è molta differenza fra la trasmissione di messaggi vocali e quella di testi scritti.
Un altro sistema di comunicazione che può dare buoni risultati, in termini di risparmio di tempo e di razionalizzazione del lavoro, è la teleconferenza. Nata già da parecchio tempo (anni 50), permette la comunicazione audio e video tra luoghi differenti. Per dare un proprio contributo, non occorre, quindi, perdere tempo per trasferirsi dalla propria sede abituale a quella in cui viene organizzalo “l’incontro’: è anche possibile, invece di partecipare per intero ai lavori, intervenire solo in un momento preciso.
Anche questo sistema, come la posta elettronica, presenta vantaggi e svantaggi: da un lato si perde l’immediatezza del contatto diretto, dall’altro, però, l’andamento dei lavori può risultare meglio organizzalo e meno dispersivo.
Vi sono, poi, sistemi altamente specializzali, come la telemedicina, che ha lo scopo di facilitare la trasmissione di informazioni come cartelle cliniche, elettrocardiogrammi, analisi mediche ecc. Può essere utile, per esempio, quando si deve consultare mio specialista che si trova in un luogo diverso da quello in cui si trova la documentazione riguardante il paziente. Non solo in campo medico, però, ma in molti altri settori va affermandosi l’abitudine di inviare documenti utilizzando mezzi telematici.
La sigla EDI (Electronic Document Interchange) viene usala appunto per indicare servizi di questo tipo. Naturalmente, a questo proposito, sorgono problemi di ogni genere, da quelli legali (basta pensare alla questione della firma) a quelli derivanti dalla necessità di mettere in comunicazione sistemi diversi, che possono utilizzare formali differenti. Nel caso dei documenti, infatti, il problema del formalo assume una particolare importanza, perché si tratta di trasmettere testi strutturati.
L’uso dei sistemi di comunicazione che abbiamo elencato contribuisce indubbiamente a migliorare l’organizzazione del lavoro, sia all’interno di uno stesso gruppo sia nel caso in cui sia necessaria la collaborazione di gruppi diversi. Questi prodotti software, progettati per favorire l’aumento di produttività, vengono spesso catalogati sotto il nome di groupware.